Office Manager. Function Job

Sa kanyang papel bilang "Office Manager" karamihan sa mga employer makita ang mga manggagawa na magsagawa ng medyo malawak na hanay ng mga responsibilidad. Ang layunin ng pagpapakilala ng mga tauhan ng yunit - tinitiyak ang makinis na gawain ng opisina, o kahit maramihang mga serbisyo na responsable para dito. Kung nais mo ang isang ordinaryong secretary, pagsagot sa mga tawag sa telepono, pagtanggap ng mail at mga bisita, siyempre, ang opisina ng manager - ay ang ulo, pati na ang empleyado ay kailangang tiyak na kapangyarihan at awtoridad. Kung wala ito, hindi niya magagawang upang epektibong isagawa ang mga tungkulin nito.

Bilang bahagi ng core nito mga gawain, ang listahan ng mga tungkulin upang maisagawa ng tagapamahala ng tanggapan, dapat saklawan hindi bababa sa limang mga lugar. Dapat itong nauunawaan na opisina - ito ay hindi ang room kung saan ang punong nakapatong, at ang lugar kung saan pa rin ito ay ginanap administrative at pamamahala ng mga function. At ibig sabihin nito na ang kalidad at timing ay depende sa kung paano ang trabaho ay binuo office manager.

Ng pangangasiwa pananagutan. Kasama sa mga ito sa pagpaplano ng gawain ng opisina, ang istraktura ng organisasyon, pamamahala empleyado, sa pagpapakilala ng mga corporate kultura, ang pagbuo ng mga pakikipag-usap sa mga kasosyo at patakaran kontrol sa pagdaraos nito.

Administrative function. Kasama sa mga ito ang mga samahan ng opisina, sa pagtatatag ng relasyon sa pagitan ng mga serbisyo, ang pamamahagi ng office space sa mga empleyado.

Sambahayan tungkulin. Office Manager ay dapat ayusin ang pagbili ng mga kagamitan sa opisina, stationery, consumables, sambahayan kagamitan. Bilang karagdagan, dapat itong magbigay ng paglilinis opisina, pagpapanatili ng mga kagamitan sa opisina, ang napapanahong pagbabayad ng mga bill utility, upa , at iba pa

Control tungkulin. Ito na aktibidad ay kinabibilangan ng mga pag-uugali ng pag-audit, audit, imbentaryo ng mga materyal na ari-arian, mga babasahin.

Pag-uulat. Kasama sa mga ito sa paghahanda ng pag-uulat ng mga dokumento (impormasyon) para sa ulo.

Depende sa laki ng mga organisasyon, ang kawani ay maaaring maging isang hiwalay na contractor makasuhan ng pamamahala (para sa mga maliliit na negosyo), at maaaring humantong ang buong serbisyo. Kasabay pinuno ng organisasyon ay dapat ito ay nauunawaan na ang universalization ng ang pagnanais ng mga empleyado, ang bintang ng kanilang mga tungkulin bagay na hindi nagsasabi ng totoo sa loob ng kakayanan ng ibang mga serbisyo, ay hindi laging nabigyang-katarungan. Halimbawa, ito ay hindi kinakailangan upang i-load tulad ng empleyado accounting, mga tauhan ng pamamahala, at iba pa Ang ganitong mga blending ay karaniwang isang negatibong epekto sa ang kalidad ng trabaho. Ang dahilan sa ito ay namamalagi sa ang katunayan na ang mga tungkulin ay mas malawak kaysa sa tungkulin upang matiyak ang gawain ng opisina, kumalat sila sa buong organisasyon. Samakatuwid, accounting trabaho, opisina ng manager ay dapat na mag-focus sa ang karanasan at mga kasanayan sa mga nasa itaas na limang mga lugar ng aktibidad, sa halip na kumalat ang mga ito masyadong malawak na hanay ng mga responsibilidad ay madalas na hindi kaugnay sa ang trabaho ng mga opisina ng software. Sa kasong ito, ang employer ay naghahanap para sa mga kwalipikadong tauhan sa lugar na ito ay hindi dapat nakalimutan, kung saan siya na kailangan ang empleyado, at hindi upang dalhin ang labis sa non-core kinakailangan function.