Ang hanay ng mga kaso. Ang pagkakasunud-sunod ng pagbubuo

Lahat ng mga dokumento matapos ang kanilang pagpapatupad ay dapat na naka-grupo sa kaso. Ang terminong "negosyo" alinsunod sa GOST 51,141-98 ay upang maintindihan ng isang dokumento o mga set ng mga dokumento, na nauugnay sa isang partikular na direksyon ng organisasyon at inilagay sa isang folder sa ilalim ng hiwalay pabalat. Para sa tamang formation, imbakan at pag-record ng mga kaso sa bawat organisasyon ay dapat taun-taon (nang isinasaalang-alang ang mga pagbabago sa mga panlabas at panloob na kapaligiran) component Nomenclature Affairs, na kung saan ay napakahalaga para sa isang mabilis na paghahanap ng mga dokumento.

Kapag bumubuo ng mga gawain ng anumang mga yunit ay dapat na guided sa pamamagitan ng ang mga kinakailangan ng pinag-isang estado ng sistema ng record-iingat. Ang pangunahing probisyon ay itinakda sa GOST 51,141-98, ang pangunahing mga dokumento ng Archives Department of Russian Government, mga alituntunin archive katawan, mga listahan ng dokumentaryong materyales. Ito ay mahalaga upang sumunod sa mga tuntunin ng imbakan ng mga dokumento at mga file. Kung ang isang organisasyon na may isang komplikadong istraktura at maraming mga pag-andar sa bawat departamento at sa kabila ng organisasyon apply pare-parehong prinsipyo ng pag-aayos ng mga dokumento, pagbuo at pag-index ng mga kaso. Samakatuwid Nomenclature Affairs Department kawani, kalidad ng serbisyo, ang anumang iba pang mga istruktura unit o organisasyon ay dapat na binuo nang isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng normatibo dokumento.

Sa unang hakbang ay upang makilala ang mga isyu at mga kategorya ng mga dokumento, na dapat isama ang mga katawagan unit o organisasyon kaso. Dapat tayong magpatuloy mula sa mga pangangailangan upang masakop ang buong halaga ng mga babasahin kung paano gumawa at tumanggap ng. Kapag nakita mo ang bagong tanong na hindi na saklaw ng nomenclature, ito ay kinakailangan upang gumawa ng mga karagdagan. Form Affairs nomenclature ay dapat na payagan napapanahong pag-update ito. Samakatuwid, kapag-index Affairs ay dapat magbigay ang posibilidad ng bagong ini-index at ibukod palitan ang dati nang itinalaga indeks na nabuo ng mga kaso. Pasadong hindi natapos na negosyo madadala sa susunod na taon na saklaw mula sa pangangalaga ng orihinal na numero.

Pamagat ng bawat kaso ay dapat na malinaw at ganap na isiwalat ang mga bahagi ng ang kaso at ang nilalaman ng mga dokumento na nakalagay sa folder na ito. Sa isang folder ay dapat na matukoy index at ang shelf buhay ng ang kaso. Consolidation ng mga kaso ay isinasagawa sa batayan ng nominal, halimbawa, mga order, mga protocol, mga tagubilin at iba pa. Cases maaaring i-configure sa detalye, halimbawa, mga sulat na may isang tiyak na reporter, mga liham para sa mga supply ng hilaw na materyales, mga sulat na may reporters, pinagsama sa isang teritoryal na batayan, at iba pa.

Kapag pagpapangkat ng mga dokumento ay dapat bigyang-pansin sa mga tuntunin ng kanilang mga imbakan. Hindi maaaring pinagsama sa isang kaso ng mga dokumento ng mga pansamantalang at permanenteng imbakan o iba't ibang mga storage na panahon. Hindi ito pinapayagan upang isama sa draft deal, mga hindi kaugnay na mga dokumento o mga kopya pagpipilian dumami. Sa pagbubuo ng mga gawain ay dapat na naka-check in sa harapan ng lahat ng mga lagda dokumento at tamang clearance.

Indexing Affairs at ang pagkakasunud-sunod ng priority ay dapat na ginawa sa pagkakasunod-sunod ng kahalagahan. Ang unang binabalangkas ang pinaka-mahalagang mga dokumento (mga order, mga regulasyon o iba pang mga administrative dokumento). Mga katawagan ng mga gawain ay dapat maglaman ng ini-index at heading ng affairs, ang mga tuntunin at kundisyon ng imbakan, order paglisan. Ang hanay ng mga kaso na inaprubahan ng ang itinatag order sa organisasyon at sumang-ayon sa mga opisyal ng Estado Archive ng rehiyon. Sa katapusan ng taon sa mga katawagan na ibinigay panghuling record na nagpapakita ng bilang ng mga kaso na kung saan ay binuksan sa panahon ng taon sa bawat kategorya. Ang pag-file ng kaso ng permanenteng pag-archive o pagtatapon ng mga pansamantalang mga kaso na imbakan (sa kapanahunan) ay isinasagawa ayon sa mga naitatag sa pamamagitan ng Pagtuturo sa office-trabaho ng organisasyon karapatan.