Mga uri ng mga katawagan ng mga gawain, ang kanilang mga katangian at mga layunin

Samahan ng epektibong pamamahala ng dokumento sa enterprise ay imposible nang walang paglikha ng mga naaangkop na mga kondisyon para sa mga ito. или на бумажных носителях. Ang isa sa kanila ay gumaganap bilang mga katawagan ng mga pangyayari sa electronic form o sa papel. Kung ang espesyalista, na ang gawain ay konektado sa mga dokumento, itanong: "Ano ang mga uri ng mga katawagan ng affairs", - dapat itong tumpak tumawag sa kanila. Ang katotohanan na ang naturang mga empleyado ay nagpapasalamat upang malaman ang pag-uuri upang mabilis na i-orient ang kanilang mga sarili sa array babasahin.

Ang hanay ng mga kaso: konsepto, mga uri, nilalaman, halaga

Bago na naglalarawan sa pagkakasunud-sunod ng paglikha, na maunawaan ang mga terminolohiya. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Mga uri ng mga kaso nomenclature ang mga kategorya na binuo sa inireseta form ng sistematikong listahan ng mga pangalan ng mga complexes ng mga dokumento na nabuo sa pamamagitan ng kumpanya sa panahon ng kanyang gawain, na nagpapahiwatig ng tagal ng imbakan. Ang mga ito ay kinakailangan para sa mabilis na paghahanap ng mga kinakailangang gawain. ang bilis ng mga transaksyon ay nakasalalay sa mga hanay ng mga kalidad. Inililista ng ginagamit upang ipamahagi at grupo gawang ipinatupad sa folder, secure indexation itinatag tagal retention. Sila ay nagbibigay ng isang reference na file paglikha at magsilbi bilang isang mapagkukunan ng accounting impormasyon. , как типовая, примерная, индивидуальная. Sa pagsasanay, ang mga uri ng mga katawagan na ginagamit mga gawa tulad ng isang tipikal na, kapuri-puri indibidwal. Ang kumpanya ay obligado na nakapag-iisa bumuo ng isang listahan na isinasaalang-alang ang mga detalye ng kanilang mga gawain.

kinakailangan

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Given ang hanay ng mga uri ng mga kaso, ang kanilang mga katangian at mga layunin, regulasyon tumutukoy sa mga patakaran na ginamit sa kanilang compilation. sumusunod sa panahon ng pagbuo ng mga listahan:

1. Obserbahan ang pakikipagkaisa ng mga diskarte upang accounting, naglalarawan, pag-aayos, paghahanap, at pag-iimbak ng mga dokumento.
2. Gamitin index. Nagbibigay ito ng mga susog, pagwawasto at mga pagdaragdag sa ang may-katuturang mga seksyon ng mga listahan.
3. Kontrolin ang ini-index katatagan.

Pangkalahatang mga katangian

, указанные выше. Ipaalam sa amin sa madaling sabi suriin ang mga layunin at ang hanay ng mga uri ng mga kaso na nabanggit sa itaas. Indibidwal na mga listahan ay binuo para sa isang partikular na organisasyon. Ipakita ang mga ito ang mga babasahin na ginagamit para sa araw-araw na gawain nito. Sa parehong industriya ay madalas na kasangkot sa mga kumpanya na gamitin ang parehong uri ng gawain. номенклатуры дел. Para sa kanilang unification at mga grupo ng paggamit ng karaniwang mga katawagan at tungkol sa e Affairs. Ang huli ay may isang rekumendasyon. дел являются обязательными. Karaniwang mga uri ng mga kaso nomenclatures ay sapilitan. Sila ay karaniwang naka-install sa isang pare-parehong index para sa mga kumpanya sa buong industriya (system). Typical at kapuri-puri nomenclature pinagsama-sama parent organisasyon. Maghatid ng mga ito bilang isang batayan para sa pagbuo ng mga indibidwal na listahan para sa mga tiyak na mga negosyo. Sila, sa pagliko, na napapailalim sa kasunduan sa mas mataas na mga istraktura. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Mga uri ng mga katawagan ng mga gawain at ang kanilang mga disenyo ay tatakbo sa pamamagitan ng mga kwalipikadong propesyonal. Sila ay naaakit sa imbentaryo at organisasyon ng trabaho sa kanila. Nabuo nomenclature dapat coordinated sa opisina at archive ng negosyo.

mahalagang kadahilanan

Mga katawagan ng mga gawain ay dapat na naroroon sa bawat enterprise, hindi alintana ang pag-iral ng isang standard o isang imbentaryo. Para sa samahan ay itinuturing na pinakamainam na pag-unlad ng pinagsama-samang dokumento. подразделений. Kabilang dito ang lahat ng uri ng mga katawagan ng affairs kagawaran. Ang isang pinagsama-samang listahan ng mga napagkasunduan sa naaangkop na archive. Pagkatapos ng pag-apruba nito, ang nangunguna sa istruktura unit mailipat seksyon discharge para sa paggamit sa kanilang trabaho.

Ang mga pagtutukoy ng paghahanda

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Para sa mga empleyado, pagbuo ng mga checklist, ito ay mahalaga na malaman hindi lamang kung ano ang iba't ibang uri ng mga katawagan ng mga affairs, ngunit din ang mga bahagi, ang bilang ng mga dokumento na ginagamit sa enterprise. Sa kanyang mga gawain, eksperto gamitin ang posisyon ng organisasyon, kasalukuyang at listahan ng nakaraang taon ng kilos, tauhan, pag-uuri, imbentaryo, reference na file at iba pa. Ang pag-uuri nomenclature scheme ay depende lalo na sa istraktura ng enterprise. Hindi kakaunti kahalagahan at mga function na umuunawa sa organisasyon. Kaugnay nito, tulad ng pag-uuri categories maaaring kumilos bilang panloob na mga dibisyon, at mga gawain sa pamamahala.

mga uri ng dokumento

Ang hanay ng mga kaso ay dapat isama ang lahat ng mga gawa na sumasalamin sa mga gawain ng kumpanya. Mga dokumento na ginagamit sa pamamagitan ng pampublikong mga asosasyon ay kasama sa listahan ng mga organisasyon na kung saan sila ay nilikha. Sa nomenclature ay maaaring kasalukuyan at hindi natapos na negosyo na dumating mula sa mga kompanya ng third-party para sa mga solusyon, reference na file. Hindi kasama sa listahan ng mga pahayagan. Kabilang dito ang, ilibing alia, ay kinabibilangan ng mga desisyon koleksyon, bulletin, mga manual, reference journal, polyeto, karatula at iba pa. Huwag isama ang hanay ng mga titik at iba pang mga pandiwang pantulong na materyales, na kung saan ay hindi sumasalamin sa pangunahing direksyon ng organisasyon.

Ang pangkalahatang pagkakasunud-sunod

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Ang teksto ng mga katawagan ng mga kaso ay tumatagal ang form ng isang listahan ng mga seksyon at mga subsection ng pag-uuri scheme. Kasabay nito tinukoy header kumplikadong mga dokumento. Kinakailangang impormasyon mula sa mga dokumento ay naka-tala sa anyo ng mga pahayag. Kasunod, ang mga ito ay ginagamit sa pagbuo ng proyekto item. ang listahan ay maaaring lumitaw sa anyo ng isang table. Halimbawa:

Ang mga katawagan ng mga gawain sa ang uri correctional school 8

Pagtukoy ang wika para sa mga caption

Ito ay isinasagawa ayon sa itinatag patakaran. Sa partikular, sila ay dapat:

1. Sa generalised form tumpak na sumasalamin sa nilalaman ng mga kaso, ang komposisyon ng mga dokumento na inilalagay sa loob nito, ang species at functional accessory.
2. Isama umiiral na mga elemento isagawa sa isang malinaw na pagkakasunod-sunod:

• Pangalan ng uri o subtype. Ito ay maaaring isang sulat log, mga order, mga protocol, at iba pa.
• Pangalan ng samahan / istruktura unit. May ay dapat maglaman ng impormasyon tungkol sa mga nag-develop / may-akda ng dokumento.
• Pangalanan ng kumpanya, na kung saan ay naka-address sa o mula sa kung saan ito ay dapat na makakuha ng mga kilos na inilalagay sa kaso.
• Maikling paglalarawan ng mga dokumento.
• Ang pangalan ng teritoryo, na kung saan ay kaugnay sa mga nilalaman ng mga kilos.
• Period (petsa), kung saan ang mga dokumento ay inilagay sa mga kaso. Nagbibigay din ito ng impormasyon sa ang availability ng mga kopya.

Gawa sa isang isyu

Sa formulating ang mga pamagat ng mga kaso kung saan may mga naturang papeles, kung hindi sila kasangkot sa pagpapatupad sequence, ang salitang "mga dokumento", at sa dulo (sa panaklong) magpahiwatig ng kanilang pangunahing uri. Ito ay maaaring ang mga ulat, mga plano, atbp Ang pagbabalangkas ay maaaring halimbawa maging tulad ng sumusunod :. "Mga Dokumento sa seminar sa mga archive sa enterprise (listahan ng mga pinapayong mga publication ng pagtuturo, mga listahan)."

pagsusulatan

Heading mga kaso kung saan ito ay nilalaman, isama ang naaangkop na term. Matapos ang salitang "correspondence" ay nagpapahiwatig, sa kung ano ang isyu at saan ito isinasagawa. Sa pamagat ng mga kaso kung saan may mga titik homogenous correspondents, ang kanilang mga pangalan ay hindi ibinigay. Sa halip, ipahiwatig nila ang isang pangkaraniwang species. paggamit ng mga salita, halimbawa, ay maaaring ito: "Pagsusulatan na may mga sangay sa taunang pag-uulat ng organisasyon at pagpaplano." Kung may mga titik sa mga magkakaibang mga correspondents, sila ay din hindi nakalista. Sa kasong ito, ipahiwatig lamang ang paksa ng komunikasyon. Halimbawa: ". Pagsusulatan sa mga usapin na may kinalaman sa adaptation ng staff" Ang pangalan ng isang tiyak na kasulatan ay nagpapahiwatig lamang kapag sa katunayan lamang maglaman ng mga titik sa kanya at mula sa kanya.

Mga dokumento na may kaugnayan sa isang partikular na lokalidad

Kung ay nanginginig sa gayong mga gawain, ang mga pamagat ay tinukoy na pangalan ng mga kaukulang administrative-teritoryal na yunit. Dapat itong isaalang-alang ng isang bilang ng mga nuances:

1. Kung ang nilalaman ng hanay ng mga dokumento kasama ang ilang mga homogenous na lugar, ang kanilang mga tiyak na pangalan ay hindi nakalista. Sa kasong ito, ibinigay ang kanilang pangkalahatang pangalan ng modelo. paggamit ng mga salita ay maaaring: "Mga Dokumento sa mga organisasyon ng pakikipag-ugnayan ng mga Heads of Defense upang labanan ang terorismo."
2. Kung ang nilalaman ay may kaugnayan sa isa sa mga administrative-teritoryal na yunit, ang pangalan nito ipinahiwatig sa header.

Bukod pa rito

Sa kaso headline, na may kasamang pagpaplano dokumento / mga pahayag isama ang data sa ang panahon para sa kung saan sila ay binuo. Ito ay maaaring isang-kapat o taon, kalahating-taon. Ang mga pamagat ng mga kaso na ginamit upang sabihin sa maikling pangungusap homogenous na mga dokumento, ang huling pangalan ay ipinahiwatig sa maramihan. Halimbawa: "Order sa pag-promote ng mga empleyado ng organisasyon."

paglikha ng volume

Sa mga kaso kung saan ito ay ipinapalagay na ito ay binuo ng ilang mga bahagi (halimbawa, na may isang makabuluhang halaga ng mga babasahin), unang formulated isang pangkaraniwang header, at pagkatapos (kung kinakailangan) - ang pangalan para sa mga bahagi nito. Ang huling ginanap update function. Halimbawa: "Memo para sa 2015", "Volume 1. Memo para sa ika-1 ng kalahati ng 2015". Sa kurso ng pagbuo at clearance complexes mga header ay maaaring tinukoy na dokumento. Kasabay nito ipinagbabawal ang pagsama sa kanila naka-streamline, non-tukoy na paraan ng pagsasalita. Sa partikular, ito ay hindi pinapayagan na gamitin ang salitang gaya ng "iba't ibang", "pangkalahatang correspondence" at iba pa. Ito ay inirerekumenda upang maiwasan ang paggamit ng mga kumplikadong mga liko at panimulang mga salita.

streamlining

Maaari itong gawin sa dalawang paraan:

1. Sa panahon ng pagbuo ng mga katawagan ng buong organisasyon sa tuktok ng listahan magtitiis mga headline sa negosyo, kabilang ang mga organisasyon at administratibo na gawain. Susunod, sa pababang pagkakasunud-sunod ng kanilang kahalagahan upang ipahiwatig ang pangalan ng mga iba pang mga kategorya (sa kontrata, pagpaplano at pag-uulat, atbp). Consolidation ng mga kaso sa partisyon istraktura, pati na rin ang pagtatalaga ng huling pangalan ay dapat na batay sa mga tiyak na at functional na relasyon na gawain sa loob ng mga ito.
2. Sa pagbuo ng isang pinagsama-samang listahan ng mga pangalan ng mga seksyon ay kumilos nang direkta pangalan dibisyon sa batayan ng kung saan ito ay ginawa uuri scheme. Ang mga pangalan ay isinaayos alinsunod sa mga tauhan.

kahulugan ng mga termino

Pre-set na tagal ay kinakailangan upang matiyak na ang mga samahan ng mga regular na monitoring ng kanilang pagpapatupad, napapanahong pagsasaayos ng imbakan mode. Halimbawa, ang oras ay maaaring mag-iba mula sa pansamantalang upang permanenteng, kung may mga kadahilanan para dito. Ang itinakdang panahon ay magiging alinsunod sa mga modelo ng data (kagawaran) sa listahan ng mga dokumento na nilikha sa panahon ng operasyon ng enterprise. Kung tulad ng isang listahan ay hindi magagamit, gamitin ang tinatayang / tipikal na mga katawagan. Pagpapasiya ng retention panahon ay maaari ring natupad sa pakikipagtulungan ng karampatang mga awtoridad ng Federal Archives.

Ang pagtatalaga ng mga ini-index

Ito ay isinasagawa para sa pagpapatakbo at error-free na pagkakakilanlan ng mga kaso at mga dokumento kasama sa kanila. Index ay kumakatawan sa isang simbolo nabuo sa Arabic numeral. Ito ay maaaring isama ang code division na may ang karagdagan ng isang serial number ng kaso (na may isang gitling). Halimbawa, ang accounting department itinalaga Code 05. Bilang isang dokumento, ang pambungad na bahagi ng taunang tagapagtaguyod ulat. Alinsunod dito, ang case na naglalaman ng gawa, bilang isang bahagi ng pinagsama-samang listahan ay index 05-01.