Ang pangangailangan para sa dokumentaryong ebidensiya ng mga desisyon na ginawa kinakailangan sa mga sitwasyon kung saan sila ay kinuha kapag pinagsama-sama. Karamihan sa mga madalas na upang ayusin ang mga kurso ng mga kaganapan ay ginagamit sa ganitong uri ng pag-record ng data bilang protocol.
Ang salitang "protocol" ay may ilang mga kahulugan - maaari itong mai-install at pamamaraan sa isang tiyak na sitwasyon, at maayos na dinisenyo ng isang opisyal na dokumento na naglalaman ng mga data sequence sa panahon ng talakayan, debate at paggawa ng desisyon sa mga pulong, kumperensya at pulong. Mangyaring magkaroon ng kamalayan na siya ay may ilang mga paraan na naiiba sa kanilang layunin. Minuto ng pulong ng mga nangungupahan ay isang dokumento ng isang medyo iba kategoryang kaysa sa, halimbawa, ang ulat ng sinisiyasat awtoridad o iba pang mga nangangasiwang awtoridad.
Pagpupulong ng permanenteng / temporary collegial komunidad (komite pulong ng shareholders, mga nangungupahan, Board of Directors) napapailalim sa ipinag-uutos na babasahin. Depende sa mga desisyon na kinunan ng chairman ng organisasyon o grupo, minuto ng pulong ay maaaring isagawa sa buong (masusing talaan ng mga talumpati, debate, mga katanungan at mga kasagutan) o dinaglat na form. Bilang isang panuntunan, sa panahon ng secretary ng session o iba pang mga responsable tao mapigil ang isang talaan ng lahat ng bagay na mangyayari, nangongolekta ng mga kaugnay na mga materyales na ibinigay sa mga kalahok, at pagkatapos ay pinagsasama-ito sa isang solong dokumento.
Sa pagsasaalang-alang sa mga pangangailangan ng mga opisyal na papel, na sila ay itinalagang sa mga pamantayan ng estado na namamahala sa tamang patakaran. Halimbawa, sa ang mga minuto ng pulong ng mga may-ari o nangungupahan ng mga kinatawan ng iba pang mga grupo at organisasyon, bilang karagdagan sa mga pangalan ng dokumento at mga organisasyon, ang petsa ng kaganapan at ang agenda ay dapat na ipinahiwatig sa data ng chairman, secretary, at pumapasok sa mga partido.
Ang isang buod ng mga impormasyon scheme ay ang mga sumusunod: Play - ginawa (at) - nagpasya / sumang-ayon. Ang katumpakan ng data set ay initialed pirma ng chairman at ang secretary. Kung kinakailangan, ang pulong kalahok ay maaaring makuha bilang isang kumpletong kopya ng mga minuto, pati na rin ang isang sipi mula sa anumang bahagi nito.
Ang ilan sa mga nuances ng impormasyon ng data ay isang dokumento na sumasalamin sa kolektibong populasyon para sa mga pulong, na naninirahan sa mga gusali apartment. Sa kasong ito, ang protocol homeowners meeting ay tinitiyak ang data sa form ng mga kaganapan (ang aktwal na pagtitipon ng mga tao o absentee voting sa agenda), ang aktwal na address at ang lugar ng sabi hiwalay na bagay, ang bilang ng mga naroroon at pagboto na kabilang sa kanila.
Sa karagdagan, ang ipinag-uutos na application upang ang dokumento ay isang listahan ng mga apelyido ng mga kalahok (o ang kanilang mga kinatawan), na may bilang ng mga apartments, sa pag-aari. Kung ang opinyon ng mga residente na natanggap in absentia, sa karagdagang list ay dapat na tinukoy na hindi lamang sa mga tao na data, ngunit din ng mga desisyon nito sa lahat ng mga isyu sa agenda. Gayundin, ito ay dapat din isama ang impormasyon tungkol sa mga dokumento, na nagkukumpirma ang karapatan ng pagmamay-ari o pagkakaroon ng isang tiyak na lokasyon sa isang bahagi ng bahay, pati na rin ang kalooban ng bawat mamamayan para sa mga item na tinukoy sa agenda ng malinaw at tinanggap form (sumang-ayon, hindi sumasang-ayon, na kayo'y magsipagpigil). Tanging sa ilalim ng kondisyon na ito, ang mga residente ng pulong minuto ay may bisa.