Panuntunan ng liham na negosyo sa pamamagitan ng e-mail. Business Letter: sample. Paano upang magpadala ng e-mail

Sa loob ng nakaraang sampung taon, negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail ay nagkamit napakalawak katanyagan at naging isa sa mga pangunahing paraan ng negosyo komunikasyon. Ngayon ito ay mahirap na makahanap ng isang tao na nais sa kasanayan interpersonal na komunikasyon ay hindi gamitin ang e-mail. Sa kabila nito, maraming tao ngayon ay nagtataka kung paano magpadala ng isang e-mail upang ang lahat ng mga panuntunan ay nai-sinundan? Tulad ng sa tulong ng karampatang mga titik form na ang tatanggap ng isang magandang impression tungkol sa nagpadala?

Ang artikulong ito ay naglalarawan sa mga patakaran ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail, at praktikal na payo na ibinigay sa artikulong ito upang matulungan kang malaman ang tamang komunikasyon ng negosyo sa paghahanda ng e-mail.

Maraming simulan ang kanilang mga araw ng trabaho upang tingnan lamang ang mailbox para sa mga bagong mensahe. Ngunit, sa kasamaang palad, sa kabila ng pagkalat ng ang paraan na ito ng palitan ng impormasyon, maraming mga tao ay hindi alam kung paano maayos na gamitin ang wika ng negosyo pagsusulatan, pagkuha ng e-mail para sa isang impormal na paraan upang makipag-usap.

Dahil sa bilis ng paghahatid ng mga email na ito pinapadali ang palitan ng mga mahalagang mga opisyal na dokumento, mga form, mga application, ngunit dito ang mga tao gumawa ng mga pagkakamali kapag nagpapadala ng mga email. Very madalas na nangyayari na sa paghahanda ng isang e-mail exchange sa anumang mga file addressee para sa anumang dahilan ay hindi bumubuo sa mga kasamang sanaysay at hindi magkasya sa tema, na maaaring makapagpalubha ang gawain ng mga tatanggap. Ang layunin ng artikulong ito upang sagutin ang tanong: kung paano upang magpadala ng isang e-mail, at upang obserbahan ang lahat ng mga patakaran ng negosyo nakasulat na komunikasyon sa pamamagitan ng e-mail?

Sa kino-compile ang mga email ay dapat na napunan ang lahat ng mga patlang

Panuntunan ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng email ay nangangailangan ng sa nagpadala upang punan ang lahat ng mga patlang na ibinigay sa email, tulad ng address at pangalan ng tatanggap at nagpadala. Ito ay dapat palaging ay inilarawan bilang isang tema na naglalarawan sa madaling sabi ang kakanyahan ng ang sulat na ipinadala sa. Kadalasan tama inilarawan ng tema ang kapalaran nagpadala ng mga sulat at bilis upang malutas ang problema set out doon. Negosyo email ay dapat magsimula sa isang greeting - ito simpleng expression ng paggalang sa mga tatanggap ay napakahalaga para sa lahat ng pag-uusap. Matapos ang pagbati ay dapat na sinundan sa pamamagitan ng text, na kung saan ay tinatawag na "ang katawan ng liham," at sa dulo iniwan ng lagda, halimbawa, "Lubos na bumabati, Brice Peter Ivanovich."

Pagbati sa negosyo pagsusulatan

Sa sandaling ito ay dapat namin ang higit pang patalasin ang pagtutok nito, bilang isang tanda ng paggalang ay napakahalaga sa bawat aspeto ng komunikasyon sa negosyo. Pinakamainam na greeting parirala ay "Magandang umaga" o "Hello." Business pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail limitasyon nagpadala sa paggamit ng pariralang "Magandang hapon" o "Magandang umaga", pati na ang tatanggap ay maaaring basahin ang sulat nagtagal kanyang resibo. Ito ay hindi rin tama na gamitin sa pagbati kolokyal expression na ginagamit sa kaswal na pag-uusap.

Matapos ang malugod na salita o parirala ay dapat na ginawa sa tatanggap sa pamamagitan ng pangalan at patronimik, na parang ang pangalan ng nagpadala ay hindi kilala, ang puntong ito ay maaaring malampasan. Matapos ang welcoming speech ay maaaring lumipat sa ang pagtatanghal ng target na sulat.

Attachment sa negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail

Kung ang pangunahing layunin ng pagsulat ay hindi lamang isinulat ang kuwento at ang pagtatanghal ng mga paksa, ngunit din sa pamamahala ng mga file, ito ay pinakamahusay na stick na magpadala ng mga bagay sa unang lugar. Ito madalas na nangyayari na ang maraming mga shippers, dahil sa kawalang-ingat, na binabalangkas ang kakanyahan ng tanong sa teksto ng sulat, kalimutan upang i-attach ang mga kinakailangang pamumuhunan. kapabayaan na ito ay maaaring adversely makakaapekto sa reputasyon ng negosyo ng negosyo ng nagpadala.

E-mail ay dapat na nakikilala at madaling maintindihan

liham na negosyo sa pamamagitan ng e-mail mga patakaran ay nangangailangan ng sa nagpadala na magkaroon ng nakikilalang Pangalan e-mail, na dapat dalhin ang tamang impormasyon tungkol sa pangalan ng nagpadala. Tunay na madaling maintindihan at hindi parang hibang, opisyal na mga titik at mga apela, kapag ang mga electronic address na nakasaad impormal na expression o mga salita, halimbawa, e-mail «limon_petya». Mukhang very undignified para sa isang matanda. Para sa mga liham na negosyo ay mas mahusay na upang lumikha ng isang hiwalay na email address at sundin ang mga tuntunin ng magandang asal ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng email.

Gamit ang mabilis na pag-andar Tugon (Tugon) sa pagtugon dati nang natanggap titik

Sagot function o Response (sa abbreviated form mukhang :) Re tumutulong sa mga gumagamit ng isang mabilis na paraan upang tumugon sa mga naunang ipadadala sa nagpadala ng mensahe. function na ito ay mayroon ding isang unibersal na application na basahin ang nakaraang pag-uusap sa mga tao sa isang ibinigay na paksa. Ngunit ang mga patakaran ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail ay nangangailangan ng sa nagpadala na palitan ang pangalan ang paksa ng negosyo pagsulat, kung sa panahon ng pagsusulatan diskusyon ay nagbago.

Bago magpadala ng isang negosyo sulat ay dapat na pagwawasto para sa pagbaybay at pagbabantas

E-mail ay ginagawang madali upang makipagpalitan ng impormasyon, ngunit liham na negosyo ay hindi dapat pabayaan ang mga patakaran ng Russian wika, pati na inamin buhalhal pagkakamali ay maaaring makaapekto sa kredibilidad ng nagpadala. Bago ka magpadala ng isang email, dapat mong makita ang teksto ng ilang beses at lubusan-check para sa ofograficheskih at bantas error. Maraming mga e-mail client ay may isang spell check tampok na ito, kaya dapat mong bigyang-pansin ang mga salita may pulang salungguhit. Kung may pagdududa sa tamang spelling, dapat kang humingi ng tulong mula sa Internet o tingnan ang pagbabaybay gamit ang diksyunaryo spelling.

addressee field ay dapat na napunan ang huling tira

Upang maiwasan ang pagpapadala ng hindi natapos o hindi nai-edit titik ng patutunguhang address ng isang sulat negosyo ay dapat na nakumpleto sa hustung-husto sa oras bago ang pagpapadala. Ang tuntuning ito ay kasama rin sa mga pangunahing kaalaman ng mga liham na negosyo sa pamamagitan ng e-mail. Ito ay nangyayari na kapag pinupunan ang mga patlang Destinasyon e-mail na nag-aalok ng isang listahan ng dati nang ginagamit ng mga tatanggap, ito rin ay dapat patalasin ang kanilang focus sa pagkakasunud-sunod na hindi nagkamali magpadala ng isang negosyo na titik iguguhit up sa pamamagitan ng pinadadalhan.

Structuring ng isang negosyo sulat

Text iistraktura batas na mamamahala hindi lamang sa papel ngunit din sa mga panuntunan ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail. Ito ay hindi laging maginhawa sa tatanggap basahin ang malaking halaga ng mga text na mensahe sa screen. Upang gawing simple ang puntong ito ay dapat na upang basagin ang teksto sa lohikal na nabuo maliit na mga talata at maiwasan ang pagsusulat ng mga titik ng negosyo sopistikadong mga panukala text. Ang pinakamainam na haba ng isang solong pangungusap sa isang sulat ng negosyo ay dapat na hindi hihigit sa labinlimang mga salita.

Ang kakanyahan ng isang sulat negosyo ay dapat na ibinigay sa mga merito

Bilang karagdagan sa temang ito ng isang sulat sa negosyo, isang tatanggap ay dapat na kawili-wili at malinaw na formulated ang unang at ang pangalawang pangungusap ng katawan ng teksto. gawain ng nagpadala ay upang ipakita sa simula ng pagsulat ng mga problema o isyu na kung saan siya address sa tatanggap. Sa unang pangungusap, dapat itong itinalagang layunin ng kung saan ay ipinadala sa isang sulat sa negosyo. Sample: "ipagbigay-alam namin sa iyo na ang mga tuntunin ng ang pananagutan sa ilalim ng kontrata №45 ng 2017/02/01," Sa paglagay ng bulk materyales "darating sa isang dulo. Upang mapalawak ang kontrata, dapat mong isumite ang isang pangalawang pakete ng mga dokumento. " Salamat sa itinalagang target na tatanggap ay magagawang upang maunawaan ang mga pangunahing ideya ng isang sulat sa negosyo. Kung titik ay masyadong malaki teksto, ito ay mas mahusay upang mapakinabangan ang mga pasilidad ng paglakip ng pag-andar ng pamumuhunan sa anyo ng isang text na dokumento, ngunit may isang text box ay dapat na kaliwa upang ang kasamang sanaysay na illuminates isang negosyo sulat. Sample: "Isinusugo ko kayo upang ipakilala ang isang elektronikong kopya ng sulat ng" Mac-operasyon ". Ipagbigay-alam sa iyong mga desisyon sa extension ng kontrata №45 ng 2017/02/01, "Sa paglagay ng bulk materyales" sa isang sulat sa deadline. "

Para sa bawat emails negosyo ay dapat masasagot

May mga negatibong mga halimbawa ng liham na negosyo, ang tatanggap pinapansin ang mga negosyo sulat, para sa anumang dahilan. Minsan maaari itong aktwal na maging mga kaso kung saan ang sagot ay hindi maaaring ibinigay dahil sa mga tiyak na sitwasyon, halimbawa, ang matagalang solusyon sa problema ay maaaring tumagal ng ilang araw o recipient ay nasa pag-iisip at hindi maaaring agad na sagutin ang tanong. Sa kasong ito, ang isang maikling komento sa bagay na ito, halimbawa, "Hello, Peter Ivanovich ay dapat na ibinigay. Ko natanggap ang iyong sulat, ngunit ngayon mahanap ito mahirap upang sagutin, dahil mayroon akong upang kumonsulta sa mga nakatataas. Ako ay ulat ang iyong isyu sa pangkalahatang direktor ng aming kumpanya at ay magbibigay sa isang opisyal na tugon sa pamamagitan ng pagtatapos ng linggo. Iyo matapat, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Ito ay nagkakahalaga ng pagtanda na kung walang tugon ay ibinigay sa loob ng tatlong araw ng trabaho, ang katunayan na ang katahimikan ng ang tatanggap ng negosyo sulat ay maaaring tinatayang bilang ang pagpapabaya o pagtanggi na makipag-ugnayan sa nagpadala.

Sa pagguhit up ang tugon sulat dapat sagutin lahat ng mga katanungan itataas

Kung ang titik ay naka-address sa isang tatanggap ay dapat tanong ang character, kapag pagguhit up ang sulat ay dapat magbigay ng mga sagot sa mga tanong sa pagpa-prioritize, na kung saan ay naroroon sa lilitaw sa teksto ng sulat sa negosyo. Kung ang mga katanungan ay nagtanong, sa nagpadala Inaasahan upang makatanggap ng mga tiyak na mga sagot. Sa pagguhit up ang sulat na sagot na hindi mo ay dapat na may bilang, kailangan mo lamang upang ipahayag ang mga saloobin sa pagkakasunud-sunod. Upang masagot ang lahat ng tanong, kailangan mo munang upang muling basahin ang ilang beses nakatanggap ng isang sulat sa negosyo, at kung masyadong maraming mga katanungan, ito ay pinakamahusay na upang isulat ang mga ito nang hiwalay, upang maiwasan ang nawawala. Kung hindi mo ay maaaring magbigay ng isang sagot sa ilan sa mga tanong, ito ay kinakailangan upang ituro na sa sandaling ito, para sa anumang dahilan, ang sagot ay hindi maaaring ibinigay.

Huwag abusuhin ang acronym, emosyonal na disenyo at mapakinabangan

May mga negatibong mga halimbawa ng liham na negosyo, kung saan ito ay diluted na nagpapadala, ang paggamit ng mga impormal na mga palatandaan sa anyo ng mga smiles. Ang kanilang paggamit ay popular sa social networking, ngunit liham na negosyo patakaran ay hindi maligayang pagdating naturang pagpapakita ng damdamin, dahil ang mga tatanggap ay hindi maaaring malaman ang kanilang tunay na halaga, at tanggapin ang mga ito bilang hindi maunawaan sa kanya ng isang hanay ng mga error bantas.

Ito rin ay nagkakahalaga na magbigay ng pagsusulat ng teksto sa malalaking titik. Sa Internet ng isang hanay ng mga salita na nakasulat sa malalaking titik ay tinatawag na "sumisigaw parirala" at tulad parirala ay madalas na magdala ng mga negatibong kulay. Padadalhan kapag nagbabasa ng electronic negosyo sulat ay maaaring ituring na isang negatibong font na magiging pumipinsala sa pang-unawa ng kahulugan. Sa kaganapan na ang isang negosyo sulat ay kinakailangan upang bigyang-diin ang kahalagahan ng isang punto, gumawa ng mas mahusay na paggamit ng panimulang parirala, halimbawa, "Mangyari lamang na tandaan na kailangan mong magbigay ng isang pakete ng mga dokumento para sa extension ng kontrata nang hindi lalampas sa 2017/10/02 taon," o "Mangyari lamang na tandaan na ang mga dokumento ang extension ng kontrata ay dapat na isinumite bago 2017/10/02 taon. "

Ito ay hindi kinakailangan upang magpadala ng sensitibong impormasyon sa pamamagitan ng e-mail

Upang magpadala ng personal o kumpidensyal na impormasyon ay mas mahusay na upang iwanan ang mga account sa email, tulad ng mayroong isang panganib ng pagharang ng mga hacker na impormasyon upang gamitin para sa kanilang sariling mga layunin. Ang nasabing impormasyon ay maaaring isama ang: mga numero ng telepono, mga password ng credit card, personal bank account, atbp Ito ay mahalaga na tandaan na ang impormasyon ay naka-imbak sa server mail ahente at sa kaso ng pag-hack ay maaaring ninakaw ...

Ang liham ay dapat kinakailangang maging ang lagda ng nagpadala

Tulad ng nabanggit mas maaga, ang bawat nagpadala ng email ay dapat maglaman concretized lagda. Kadalasan mailbox developer ipinakilala ang Signature block, kung saan maaari mong ipasok ang iyong data sa posisyon, pangalan at contact numero ng telepono. Kasunod, ang yunit ay awtomatikong ipinapakita sa dulo ng bawat email, na kung saan ay gawing simple ang pag-type. Ito ay mahalaga upang lumikha ng isang pirma na ang tatanggap ay magagawang tumugon sa mga titik ng tamang address sa nagpadala. Ang isang halimbawa ng isang signature maaaring magmukhang ganito: "Nang buong puso, Head ng Sales Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Pagguhit ng mga konklusyon, dapat itong nabanggit na upang maunawaan kung paano upang magsagawa ng negosyo pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail, ito ay hindi kinakailangan upang bumuo ng karagdagang at kumplikadong mga sangkap. Ito ay dapat lamang sundin ang mahahalagang patakaran ng magandang kaugalian at igalang ang mga patakaran ng Russian wika.