Ano ang file: kahulugan at mga uri

Ang bawat organisasyon ay na subaybayan at accounting babasahin. Dapat itong ilagay sa isang tiyak na department. ay nangangailangan ng Kard file ng isang bank, isang library, at marami pang ibang institusyon. Ito ay ginagamit upang matukoy ang anumang data o sa kahilingan ng mga customer. Ano ang isang file? Ito institusyong department, kung saan mahalagang impormasyon ay matatagpuan.

filing dokumento ay nasa isang espesyal na kuwarto. Ang mga ito sa mga ospital, mga aklatan, mga bangko at iba pang institusyon. Systematic-aayos ng mga dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang panatilihin ang mga ito sa pagkakasunud-sunod at sa ilalim ng control.

paniwala

Card index na tinatawag na ang mga dokumento accounting, isagawa sa alpabetikong pagkakasunod-sunod. Maaari rin itong maging ang pamamahagi ng mga petsa, mga paksa. Dahil ang lahat ng bagay ay nasa isa department ng kumpanya, upang mahanap ang anumang impormasyon ay hindi mahirap.

Ano ang isang file sa library? Ito katalogo, upang mabilis na mahanap ang aklat, sapagkat lahat ng mambabasa dumating para sa tiyak na impormasyon. Nang walang mga ito, magiging mahirap i-navigate sa anumang library.

mga pag-andar

directory system, kabilang ang isang library card, isagawa ang mga sumusunod na function:

• stocking, registration, pangangalaga ng mga dokumento, pagkakaloob ng impormasyon, may sistema at pananaliksik sa trabaho;
• accounting at pagpaparehistro;
• pagkuha ng impormasyon;
• edukasyon.

Depende sa uri ng institusyon file gumaganap ng iba pang mga function. Ito ay nasa mga gawaing isinusulat sa bawat institusyon.

banking industry

Ano ang isang file sa bangko? Ang katagang ito ay tumatagal-alang ang mga dokumento sa pagbabayad, na kung saan ay hindi matupad ang bangko. Ang kanilang institusyon ay may kontrol. Card file ay maaaring maging ng mga iba't ibang mga uri, depende sa ang sanhi ng hindi-bayad na obligasyon.

Ang mga maaaring maging mga order ay hindi pinaandar dahil sa kakulangan ng pondo. Pagkatapos ay ang empleyado ay gumaganap sa registration ng isang dokumento sa electronic at papel na form. Ang ganitong mga pagbabayad ay magiging off-balance sheet. ari ng account iniulat na ang mga dokumento ay naka-queue. Sa pagtanggap ng mga pondo ay na-credit sa tamang account. Sa mga file ng naka-imbak na dokumento na kung saan kailangan mo upang pumayag sa pagpapatupad ng mga transaksyon sa pagbabayad, pati na rin ang mga na naghihintay para sa kanilang mga tira.

Availability ng pag-file ay nagpapakita na ang kumpanya ay may isang hindi matatag na pinansiyal na sitwasyon. Kung ito ay hindi magkaroon ng ang may-hawak ng account, ang bangko ay nag-aalok ng isang credit line o ext. financing.

Kapag tinawag ang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad ng mga order sa pagbabayad. Ito ay naaprubahan sa pamamagitan ng batas. Mga dokumento ay hindi isinasagawa bago ang queue. Kung may account ang mga kinakailangang halaga, at pagkatapos ang lahat ng ito napupunta sa pamamagitan ng petsa. Sa kawalan ng mga kinakailangang pondo ay magiging tulad ng sumusunod sa lahat:

• Pagtugon sa mga kahilingan para sa kabayaran para sa pinsala;
• pagbabayad ng salaries, sick leave;
• pagbabayad ng buwis;
• Pagpapadala ng pera sa pondo;
• iba pang mga kinakailangan.

game globo

Ano ang isang file sa industriya ng gaming? Aaral na ito mga materyales na may mga kagiliw-giliw at pagbuo ng mga klase para sa mga bata. Card Index ng mga laro ay kinabibilangan ng mga kinakailangang impormasyon para sa pagpapatupad ng mga gawain pati na rin ang isang listahan ng mga kinakailangang equipment. May ay isinaad na edad at ang pangangailangan para sa mga adult na pag-aalaga.

Card file ng mga laro doon sa mga kindergartens at iba pang pang-edukasyon na institusyon. Salamat sa kanyang presence ay mabilis na mahanap ang tamang impormasyon para sa mga masaya napuno gawain para sa mga bata. Lahat ng mga laro ay nakalista ayon sa alpabeto.

aklatan

Card Index ng panitikan sumasakop sa isang mahalagang lugar sa institusyong pang-edukasyon. Para sa impormasyon tungkol sa kanyang mga mambabasa makuha sa pamamagitan ng:

• visual na impormasyon;
• mga gawain, pag-uusap, ginabayang tour;
• araw bibliograpiya;
• paglalathala ng manwal;
• ang paggamit ng mga form at mga pamamaraan ng mga gawain library.

Pinamahalaang sistema ng mga katalogo at mga card sa library sa tulong ng mga pagpaplano, koordinasyon, pagsubaybay. Mga empleyado sa trabaho sa larangan na ito ay ang paghahanda ng mga plano, mga babasahin unlad, follow-up na mga gawain. Ang bawat library card ay napapailalim sa pamamahala at pag-edit, kung saan ang responsable empleyado sa ang paglalarawan ng trabaho.

uri ng mga katalogo

may kasamang card file ng isang hanay ng mga direktoryo, na kung saan ay maaaring naiiba layunin, na sumasaklaw sa Fund, sa pamamagitan ng mga grupo, paglikha at paggamit ng teknolohiya.

Kung isaalang-alang namin ang assignment, may mga mambabasa 'mga katalogo at serbisyo. Ang mga ito ay, halimbawa, isang kawili-wiling impormasyon para sa mga mambabasa. Abutin ang mga pondo directories ay maaring isama ang kapaki-pakinabang na impormasyon sa mga institusyon, pati na rin sa mga tiyak na yunit ng library.

Ayon sa pamamaraan ng pagpapangkat cards ay ang mga:

• alphabetic;
• may sistema.

Una iniharap sa anyo ng isang katalogo kung saan ang data ay nakarehistro sa alpabetong pagkakasunud-sunod. Upang mabilis na mahanap ang isang partikular na libro, kailangan mo upang tumingin para sa pangalan ng may-akda o ang pangalan ng produkto. Upang gamitin ang naturang isang direktoryo ay masyadong maginhawa.

Sistematikong refer sa direktoryo kung saan ang impormasyon ay maaaring matagpuan sa mga sanga ng kaalaman. Ito ay gumagamit ng mga prinsipyo ng Library aklat Classification, na tumutukoy sa mga patakaran para sa pagpapangkat ng impormasyon. Kung isaalang-alang mo ang uri ng paglikha at gamitin, pag-file cabinets ay tradisyonal at electronic.

Mga Tuntunin sa pagtatago ng mga dokumento

Archive ay isang espesyal na empleyado na nagtatrabaho sa batayan ng paglalarawan ng trabaho. employee ay nagbibigay ng reception, registration at imbakan ng mga dokumento. Ito ay gumaganap ng impormasyon at reference aktibidad, pati na rin ang organisasyon at may sistema.

Ang bawat enterprise archive ay matatagpuan sa isang hiwalay na kuwarto. Tanging sa pambihirang mga kaso ay ginamit na rack, cabinet, safe, gumaganap ang mga function ng mga babasahin kaligtasan. Tinukoy ng pagpapanatili ng panahon - 3 taon, ngunit maaaring ito ay nabawasan.

Pagkatapos ng panahong ito, ito ay tinutukoy kung upang gamitin ang dokumento, o ito ay nakalagay sa isang file permanente. Din diyan ay ang opsyon ng pagkawasak. Ano ang mga eksaktong kailangan mo upang maisagawa ay nagpasya sa ang batayan ng mga dalubhasang komite.

Mga Tampok cabinet file sa mga ospital

Cards para sa mga file card ay kinabibilangan ng mga kinakailangang impormasyon ng pasyente. May maaari mong mahanap ang impormasyon sa katayuan ng kalusugan, medikal na kasaysayan, inireseta sa mga gamot. Ang dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang maglipat ng data mula sa isang doktor sa isa pa.

Cards naka-imbak sa mga espesyal na rack kung saan lahat ng bagay ay sa alpabetong pagkakasunud-sunod. Muwebles para sa dokumentasyon ay maaaring orderin sa ilalim ng isang tiyak na laki. Rack magkaroon ng isang malalim na ng 18-25 cm at isang lapad - 1000 mm. Maraming mga kumpanya ay nakikibahagi sa manufacturing kasangkapan sa bahay mag-order batay sa mga kagustuhan ng customer.

doon ay isang mobile rail furniture archival department. Ito ay compact, ilagay ang mga materyales sa maliliit na lugar. Ang registry hall ay maaaring maging nakatigil istante o kumbinasyon furniture. Wastong paglalagay ng mga babasahin ay makakatulong sa iyo mahanap ang tamang card nang mabilis.