Dokumentasyon ng pamamahala - ang batayan para sa matagumpay na operasyon ng enterprise

Ang dokumento ay isang napaka-malawak na konsepto. Ginagamit ito sa maraming at magkakaibang mga lugar ng mga gawain ng mga tao, ang paksa ng pag-aaral sa maraming pang-agham na disiplina. Samakatuwid, hindi maaaring bumuo ng isang hindi malabo na kahulugan ng konsepto na ito. Ang kahulugan at kahalagahan ng dokumento ay depende sa kung anong lugar ng aktibidad ng tao na ginamit nito. Pagkatapos ng lahat, sa batas sa tulong ng isang dokumento posible upang magpatotoo o patunayan ang anumang bagay, sa makasaysayang agham ito ay isang mahalagang mapagkukunan ng impormasyon tungkol sa mga nakaraang kaganapan, at sa produksyon at negosyo ang wastong inayos na dokumentado na pamamahala ng pagkakaloob ay ang pangunahing batayan sa tagumpay, dahil ang dokumento dito ay ang pangunahing daluyan ng impormasyon sa negosyo, Sa tulong ng mga desisyon sa pamamahala ay naitala at ipinadala . Napakahalaga na isaalang-alang na hindi tulad ng mga pahayagan, magasin, mga libro na naglalaman ng naproseso na impormasyon, ang dokumento ay ang pangunahing pinagkukunan nito, sapagkat narito na ito na unang naitala.

Mga batayan ng suporta sa pamamahala ng dokumento

Ang kalagayan ng aktibidad, na nagbibigay ng sirkulasyon ng dokumento at nagtatrabaho sa mga opisyal na dokumento sa enterprise, ay ayon sa kaugalian na tinatawag na work office. Ang salitang ito ay lumitaw sa Russia sa siglong XVIII. At mula sa simula pa lang, ang kaso ay tumutukoy sa isang kaso o isang administratibong bagay na pinasiyahan ng mga awtoridad. Alinsunod dito, ang gawain na may kaugnayan sa pag-aampon ng mga huling desisyon sa mga isyung ito ay itinalaga bilang gawain sa opisina. Mamaya, nagsimula silang tumawag sa mga dokumento na nakolekta sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod at ayon sa ilang mga alituntunin. Mga 10 taon na ang nakalilipas, ang terminong "suporta sa pamamahala ng dokumento" ay pinalitan upang palitan ang gawain sa opisina, na nangangahulugang ang paglikha ng mga dokumento, dokumentasyon, iyon ay, Ang pagtatala ng impormasyon sa papel o iba pang media alinsunod sa ilang mga alituntunin at pamantayan na itinatag ng iba't ibang mga regulasyon at regulasyon, pati na rin ang organisasyon ng sistema ng pamamahala ng dokumento sa enterprise.

Maaari kang lumikha ng mga dokumento gamit ang iba't ibang paraan ng dokumentasyon. Ang pinaka-simple ay ang mga pens at mga lapis, mas mahirap - isang makinilya, tape recorder, video camera, photographic equipment, atbp. Sa wakas, sa kasalukuyan ang mga computer ay ginagamit upang lumikha ng mga dokumento, na lubos na nagpapasimple at nagpapabuti hindi lamang sa proseso ng dokumentasyon, kundi pati na rin sa buong sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang teknolohiya ng computer na may malawak na kakayahan nito ay kasalukuyang pangunahing at unibersal na pinagmumulan ng paglikha at pagtatago ng mga dokumento, ang pangunahing carrier ng impormasyon.

Ang pamamahala ng dokumentasyon ay din ang paglikha ng isang kumplikadong sistema ng pamamahala ng multi-level na pamamahala. Maaari itong ihambing sa pagbubuo ng salita. Ang mga letra ay mga salita, at ang mga salita ay bahagi ng parirala at pangungusap, kaya ang mga dokumento ay bumubuo sa pangunahing sistema, na siyang batayan ng mga sistema ng mataas na antas ng dokumentasyon. Kung walang ganitong pinagsama-samang sistema ng pagtatrabaho sa mga dokumento, mula sa kanilang paglikha, paglipat at pagtatapos sa deposito sa archive at imbakan, ang matagumpay na operasyon ng enterprise, ang pamamahala ng produksyon at negosyo ay imposible. Maaari itong sabihin na ang isang mahusay na organisadong at mahusay na inayos na dokumentado sa pamamahala ay isang pangunahing pangangailangan para sa gawain ng anumang enterprise, na maaaring umiiral lamang kapag ang dokumento ng sistema ng sirkulasyon ay nagpapatakbo ng tama.

Halos lahat ng empleyado ng institusyon ay nahaharap sa mga dokumento sa kanilang trabaho. Ang mga lider sa kanilang tulong ay tumatanggap ng kinakailangang impormasyon tungkol sa mga gawain ng mga subordinates, coordinate ang kanilang trabaho at alisin ang mga problema na lumabas. Gumagamit ang mga empleyado ng mga dokumento upang itala ang iba't ibang impormasyon na kailangan nila sa kanilang trabaho. Samakatuwid, kinakailangan para sa bawat espesyalista na malaman kung ano ang pamamahala ng dokumentasyon, upang maunawaan ang mga pangunahing kaalaman sa pag-iingat ng rekord .